Après avoir lu cet article, vous serez en mesure de soumettre une demande de remboursement à votre organisation. Après que celle-ci ait passé les étapes de validation appropriée, vous serez en bonne voie de recevoir votre remboursement!
1. Avant tout, cliquez sur l'icône de Contacts, puis Paiements et abonnements.
2. Ensuite, cliquez sur «Dépenses» pour arriver à la section des demandes de remboursements.
3. Finalement, cliquez sur «Créer une demande de remboursement», et le formulaire de demande s'ouvrira!
Avant de pouvoir avancer, vous aurez à lire ou relire les règles importantes que votre organisation tient à que vous lisiez. Vous cliquerez que vous avez compris, assurez-vous de bien les avoir consultées.
4. Dans la deuxième section, vous devrez entrer les informations soit sur la personne à rembourser, que ce soit vous-mêmes ou une autre personne, ou bien la compagnie à payer.
5. Pour l'adresse, vous pourrez commencer à la taper dans la barre d'adresse, et elle s'auto-complétera.
6. Lorsque toutes les informations sont entrées, cliquez sur «Étape suivante».
7. À cette étape, vous devez entrer les détails de votre demande. Vous pourrez entrer un événement relié et une description, si vous le désirez. La date de la demande, elle, n'est pas modifiable, elle est automatiquement la date du jour.
*La description est importante: c'est celle qui apparaîtra dans votre tableau de résumé des dépenses.
8. Vous pouvez ensuite joindre des documents à votre demande si vous le désirez; par exemple, vous pourriez joindre un procès-verbal (les factures et le spécimen de chèques vous seront demandés à des étapes suivantes). Vous pouvez cliquer pour chercher dans votre ordinateur, ou le glisser.
9. Pour terminer cette étape, vous devez choisir un compte bancaire dans le menu déroulant suivant: «Sélectionnez les comptes bancaires». Ici, faites attention de sélectionner le compte électoral ou non-électoral approprié pour les remboursements que vous demandez.
10. Lorsque toute la section est remplie, vous pouvez cliquer sur «Étape suivante».
11. À la section suivante, vous devrez joindre un spécimen de chèque, encore une fois de la personne ou de la compagnie à rembourser.
12. Vous pouvez entrer manuellement les informations bancaires, en vous fiant sur le chèque mis en exemple.
Il est mieux de joindre un spécimen de chèque que d'entrer les informations à la main; en entrant les chiffres manuellement, un potentiel d'erreur existe, alors que le spécimen chèque, lui, sera toujours exact.
13. Encore une fois, une fois toutes les informations entrées, cliquez sur «Étape suivante».
14. À l'étape suivante, vous devrez finalement entrer la ou les dépenses et déplacements que vous souhaitez réclamer.
Les dépenses sont remboursées sous présentation d'une facture, tandis que les déplacements, eux, se réclament dans factures.
Commençons par «Ajouter une dépense»!
15. Un assistant d'enregistrement des dépenses s'ouvrira. Première chose à faire, c'est de cliquer pour téléverser votre facture, ou de la glisser dans la fenêtre.
16. Une fois votre facture téléversée, cliquez sur «Suivant», et le système en reconnaîtra les caractères.
17. Ainsi, à la prochaine étape, les informations seront déjà entrées, si le système les a reconnues. Sinon, il vous faudra les entrer; dans tous les cas, vérifier leur exactitude.
Entrez le fournisseur de la facture (la compagnie dont le nom est en haut de la facture!), la date de facturation, le numéro de la facture si vous l'avez et une description si vous le souhaitez. Les champs obligatoires sont ceux dont les noms sont suivis par une étoile rouge.
18. Vérifier ou entrez ensuite le moment total de la facture, puis choisissez la catégorie de la dépense qui lui convient. Les catégories de dépenses sont celles dictées par votre organisation, et appropriées pour le compte bancaire (électoral ou non) que vous avez choisi plus tôt.
19. Cliquez sur «Suivant» lorsque toutes les informations sont correctes.
20. À la troisième étape, celle des détails supplémentaires, vous pouvez entrer des informations de plus sur le fournisseur, si vous les avez. Cliquez sur suivant lorsque vous avez tout entré.
21. À la dernière étape, vérifier les informations que vous avez entrés, et entrez un commentaire, si vous le souhaitez.
22. Cliquez sur «Confirmer» quand tout est beau!
23. Voyons maintenant les dépenses sans facture; cliquez sur «Ajouter un déplacement»!
24. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous devez entrer le plus d'informations possibles. Entrez une adresse de départ et de destination. Entrez le nombre de kilomètres réalisés, la date du déplacement, et le montant de la dépense. Dans la section pièce jointe, joignez une pièce explicative de la dépense (par exemple, politique de remboursement des déplacements, une explication du déplacement et du calcul réalisé, etc.). Comme vous ne soumettrez pas de factures, cette pièce justifiera la dépense.
25. Cliquez sur «Sauvegarder» lorsque tout est entré.
26. Pour terminer cette section, vous devrez sélectionner le délai de paiement de votre dépense, entre Normal et Urgent.
Vous devrez aussi cliquer sur «J'ai envoyé tous mes reçus originaux»; vous signifierez ainsi que vous avez déjà envoyé par la poste les reçus originaux à votre organisation, ou que vous êtes sur le point de le faire.
27. Cliquez sur «Étape suivante» lorsque vous avez fini.
28. À la dernière étape, vous devez associer la dépense à un compte et un fond. Si, comme dans l'image ici, vous avez sélectionné un seul compte, qui a un ou qui n'a pas de fonds, le montant sera simplement attribué à 100% à celui que vous avez sélectionné. Si vous en avez sélectionné plusieurs, il vous faudra le distribuer entre eux. Assurez-vous de distribuer l'entièreté du ou des montants, pour que la barre du bas de la section apparaisse verte, comme ici, plutôt que rouge.
29. Lorsque tout est beau, cliquez sur «Transmettre la demande».
TRUC : Une fois que votre demande aura toutes les approbations nécessaires, et selon les délais déterminés par votre organisation, l'argent sera envoyé à la personne ou l'organisation inscrite au début du formulaire!
Célébrez, vous avez réussi votre demande de remboursement!!
