Dans cet article, vous trouverez des instructions détaillées sur la modification de plusieurs paramètres des tableaux, l'ajout de champs personnalisés, la création de règles de couleur pour une meilleure visualisation, etc. C'est parti!
1. Une fois que vous avez compris les bases des tableaux (notamment, dans cet article!), vous pouvez vous lancer dans les configurations plus avancées. Celles-ci vous permettront de vraiment mettre les tableaux à votre main, et de travailler le plus efficacement possible.
Dans la page des tableaux (section "Billets" sur Démocratik), vous devez cliquer sur le petit engrenage en haut, à droite.
2. Une fenêtre de configuration s'ouvre. Vous voyez d'abord quelques options de base, dans ce premier onglet qui se nomme "Dossier":
Le nom du tableau, que vous pouvez changer;
Le courriel du tableau: celui-ci peut être utilisé pour créer des billets: si quelqu'un y envoie un courriel, un billet sera créé dans la première colonne, donc la première étape;
Le propriétaire du tableau, vous par défaut, qui peut être changé ici (ou bien, vous pouvez ajouter des gens avec vous, qui pourront gérer et modifier le tableau);
Les utilisateurs autorisés, qui peuvent voir le tableau, mais pas le modifier;
Le type de compteur, nous y reviendrons;
La vue des billets, nous y reviendront aussi;
Finalement, une description, que vous pouvez modifier.
3. Revenons donc au "Type de compteur": ici, on parle d'un petit chiffre qui se trouvera à côté du nom de chaque étape dans votre tableau. Par défaut, il n'y en a aucun, mais vous pouvez en mettre deux types. Le premier, et le plus simple, est le nombre de cartes.
4. Si vous choisissez cette première option, le nombre de cartes, ou billets, que contient votre étape, apparaîtra à côté du nom de l'étape, dans une petite bulle. Si vous choisissez cette option, et elle n'apparaît pas, il vous faudra simplement recharger la page. Ça vaut pour toutes les configurations nommées dans cet article, d'ailleurs, retenez-le!
5. Si vous choisissez "Champ personnalisé", c'est que vous voulez que le petit numéro indique un champ que vous aurez créé. Vous aurez à la créer dans la section Champ personnalisé, nous y reviendrons. Ça pourrait être par exemple, le coût associé à chaque billet, le nombre de tâches à y faire, etc.
6. Ensuite, quelques mots sur les vues des billets. Deux vues sont possibles: "Option A" et "Option B", elle correspondent à deux affichages que vous verrez lorsque vous cliquez sur un billet. L'affichage que vous préférez dépend grandement de comment vous utilisez les tableaux et les billets avec votre équipe.
7. Si vous choisissez l'"Option A", qui est celle par défaut, vous verrez les billets en trois colonnes. Cette vue est détaillée dans d'autres articles, dont celui sur les manipulations de base des tableaux. En gros, cette vue met de l'avant les tâches associées au billet, qui sont dans la colonne du milieu. À droite, les informations du billet, à gauche, les commentaires.
8. Si vous choisissez l'"Option B", vous verrez qu'elle est centrée sur les communications dans l'équipe, sur les commentaires. Vous verrez seulement deux colonnes; les informations à droite, les commentaires à gauche. Cela dit, vous avez les mêmes onglets que dans la vision A (tâches, pièces jointes, etc.).
9. Si on revient à notre fenêtre de configuration, le deuxième onglet disponible dans la fenêtre de configuration est "Étapes". Ici, comme lorsque vous mettez le tableau en mode modification, vous pouvez ajouter, supprimer ou réorganiser vos étapes.
Vous pouvez aussi y ajouter des descriptions et, fait important, les mettre dans une Catégorie. Celles-ci sont les suivantes:
À faire
En cours
Attente / problème
Complété
Abandonné
Donc, en plus des noms de vos étapes, vous donner ici de l'information de classement supplémentaire sur vos étapes, si c'est bien ainsi que vous avez décidé de classer vos billets.
10. Dans l'onglet suivant, "Étiquette", vous pourrez consulter celles déjà créées, ou "Créer une nouvelle étiquette". Celle-ci vous serviront dans vos billets et tâches, peuvent ajouter des détails supplémentaires, et une autre méthode de classement.
Vous pourrez leur donner un nom et une couleur.
11. Dans l'onglet suivant, "Champ personnalisé", vous pourrez consulter et ajouter des champs personnalisés qui, comme nous l'avons vu plus tôt, peuvent vous permettre de visualiser facilement de l'information sur vos étapes.
12. Les trois onglets suivants ont des fonctions similaires. Avant tout, pour mieux comprendre les différentes vues des tableaux, il y a un article que pour ça.
Dans les trois cas, "Vue de tableau", "Vue liste" et "vue calendrier", vous avez une première reconfiguration possible: vous pouvez choisir les champs affichés sur la carte (en tableau) les colonnes affichées dans la liste (Liste) et les colonnes disponibles (Calendrier). Vous pouvez ainsi choisir quelques informations voir, et dans quel ordre.
13. Ensuite, pour les vues Tableau et Liste, vous pouvez créer des règles de couleur. Un peu comme dans Excel, vous pouvez faire une formule "SI". Vous avez quelques options de critère pour votre règle: date d'échéance, utilisateur, Inactif depuis... Vous pouvez ensuite mettre une couleur qui s'affichera si la condiiton est remplie. Quelque chose comme:
Si l'utilisateur assigné à la tâche est Marie, mettre en bleu, et Si l'utilisateur assigné est Paul, mettre en jaune.
Si la date d'échéance est dans Moins de 3 jours, mettre en rouge, si elle est dans plus de 30 jours, mettre en vert.
Si l'étiquette associée est Formation OU projet, mettre en jaune. Le "ou" peut être changé pour "et", si vous préférez.
Vous voyez l'éventail de possibilités!
14. Le dernier onglet se nomme "Task view", il liste les types de tâches disponibles. Ces types indiquent qu'est-ce que la tâche comprend; un appel, un courriel, texto, téléchargement... Le type de tâche apparaît à côté de son nom dans plusieurs vues (dans les billets, dans la section Tâches, etc.). Si le type de tâche est "Call", cliquer sur cet icône lancera un appel, si c'était "Upload" ouvrira une fenêtre pour charger un document... Vous pouvez aussi en créer des nouveaux, parmi une liste offerte. Vous pourrez leur choisir une icône et une couleur.
Voilà, nous avons fait les tours des configurations plus avancées des tableaux de billets... Bon voyage à travers toutes les possibilités qui vous sont offertes!
