Dans cet article, vous trouverez des instructions claires pour créer et organiser des tableaux de billets, facilitant ainsi la collaboration et le suivi des tâches. Cet article explore les bases des tableaux sur Démocratik, et réfère à un article pour aller plus loin.
1. Pour commencer, vous devez vous rendre dans l'onglet "Gestion de projet" dans le menu de gauche sur Démocratik. Ici, vous avez deux choix: "Billet", ou "Tâches".
La page des "Tâches" contient toutes celles qui vous sont assignées, par défaut. Dans les différents onglets, vous pouvez aussi consulter les tâches que vous avez assigné à d'autres, toutes les tâches, ou en créé d'autres. Pour tous les détails sur les tâches, il y a un article dédié, par ici!
2. Si on clique plutôt sur "Billet", on va arriver à une page qui contient des tâches, mais regroupées en tableaux. C'est une manière d'organiser votre travail, en collaboration avec d'autres personnes ou non.
3. Lorsque vous arriverez la première fois sur la page "Billets", vous devrez vous créer un premier tableau. Si votre organisation a déjà créé des tableaux, vous devrez sélectionner celui que vous voulez voir (ou si vous souhaitez tous les voir!). Toutes ces options se trouvent dans la bande du haut de la page, juste à droite de "Tableau des tickets".
En y cliquant, vous verrez les tableaux auxquels vous avez accès, et vous pourrez en faire un nouveau en cliquant "Créer un Tableau". Vous pouvez aussi, pendant que vous y êtes, organiser vos tableaux en choisissant un favori, en cliquant sur l'étoile à côté de son nom. Pour maintenant, embarquons-nous dans la création d'un nouveau tableau en cliquant sur "Créer un tableau"!
4. Pour commencer, donnez un nom à votre tableau (Ici, il s'appelle "Test formation 3"), vous en serez le propriétaire par défaut, mais vous pourriez le changer.
Ensuite, vous pouvez ajouter d'autres utilisateurs autorisés, si vous souhaitez collaborer avec d'autres dans le même tableau. Finalement, vous pouvez ajouter une description si vous le souhaitez. Lorsque toutes les informations sont entrées, vous pouvez cliquer sur Sauvegarder. Ces informations seront re-modifiables dans le futur!
5. Vous arrivez sur la vue de votre tableau complet: il est complètement vide pour commencer. Vous avez une petite barre d'options en haut à gauche.
Cette barre contient ces options, de gauche à droite:
Une manière de grossir les sections et l'écriture de votre tableau;
Un bouton pour le mettre en plein écran;
Un icône de crayon pour le modifier;
Un bouton pour l'exporter (ce tableau, ou tous les tableaux);
Finalement, les paramètres du tableau.
Nous verrons les paramètres plus tard, mais pour commencer à remplir votre tableau, il vous faut avant tout cliquer sur le crayon, pour modifier votre tableau.
6. Lorsque vous avez cliquer sur le crayon, vous avez en fait activé le mode "Modification", vous pouvez ajouter des "Étapes" (qui sont des colonnes/groupes de tickets) en cliquant sur le "+" dans la barre de gauche.
7. Lorsque vous avez cliquer le "+", donner un nom à votre étape, puis cliquez sur "Ajouter une étape".
8. Lorsque vous aurez ajouté quelques étapes, vous pourrez cliquer le même bouton crayon, maintenant un oeil, pour revenir en mode "Vue" de votre tableau.
Il y a plusieurs façon de concevoir les "Étapes", l'organisation de vos billets. Le nom, "Étapes", en suggère une populaire; vous pourriez faire des colonnes d'étapes, par exemple "Entrants", "Attribués", "En cours", "Résolus", "Abandonné". Les billets seraient alors déplacés d'une étape à l'autre, jusqu'à être résolus ou abandonnés.
Vous pourriez aussi classer vos billets par projets, par type de tâches, etc. Les possibilités sont nombreuses!
9. Une fois vos étapes créées, c'est maintenant le temps de créer vos billets/tickets. Ça se fait en cliquant sur le "+", ou "Créer un nouveau dossier".
Pour ne pas qu'on se perde, clarifions ici l'organisation de cette section: les tableaux contiennent des étapes, qui contiennent des billets/tickets, qui contiennent des tâches.
La branche est dans l'arbre, et l'arbre est dans ses feuilles! 🌿
10. Donc, on revient à la création de billets: on lui donne un nom, ici "Projet formation 1", et on clique sur "Ajouter un billet", ou on pèse sur Entrée sur le clavier.
11. Une fois créé, il est possible d'archiver, dupliquer ou supprimer ce billet en cliquant sur les trois petits points à côté de son nom. Sinon, pour le modifier, y ajouter de l'information, des tâches, etc., cliquons sur son nom!
12. Une fenêtre s'ouvre avec les détails de notre billets. Ici, beaucoup de possibilités.
Dans la colonne de gauche, vous voyez de quel tableau fais partie votre billet (et vous pouvez le déplacer), vous pouvez ajouter une échéance (et un ou des rappels, soit par courriel ou par notifications), des étiquettes (si vous n'en avez pas pour vos billets, vous pourrez en créer une; si vous voulez savoir comment en créer, il y a un article sur les configurations de tableau!), des contacts ou des organisations liées, et ajouter une description.
TOUT en bas de cette colonne de gauche, vous verrez les utilisateurs attitrés à votre billet. Vous y serez par défaut, mais vous pouvez aussi en ajouter en cliquant sur le "+".
13. Dans la colonne du milieu se trouvent les tâches, mais pas seulement. Dans la barre du haut, vous pouvez choisir de voir (en ordre de gauche à droite): les tâches, la liste des activités réalisées dans ce billets, des pièces jointes (les voir, mais aussi en ajouter), une carte, puis les organisations liées, s'il y a en.
Pour créer une tâche, cela dit, on clique sur "Entrer un nom pour créer une nouvelle étiquette", et on nomme notre tâche.
14. Si la tâche est dédiée à quelqu'un d'autre, cliquer sur vos initiales (mises par défaut) vous permet de changer la personne attitrée à la tâche à quelqu'un d'autre.
15. Vous pouvez aussi attribuer une date d'échéance à la tâche, indépendante de celle du billet, en cliquant sur le petit calendrier.
Finalement, toujours dans la même tâche, vous pouvez ajouter une pièce jointe en cliquant sur le petit trombone.
Au bout de la ligne, les trois petits points vous permettre de supprimer la tâche si vous le désirez, mais aussi d'ajouter un commentaire sur la tâche, qui s'affichera avec les autres dans la colonne de droite.
16. Finalement, donc, la colonne de droite réunit les commentaires. Vous pouvez en écrire un sur le billet en entier, vous verrez ceux fais sur les tâches en particulier, vous pourrez rendre compte de votre travail...
17. Et si votre commentaire représente une nouvelle tâche à ajouter au billet, vous pouvez cocher tout en bas "Créer une tâche", en choisir l'échéance, et votre commentaire apparaîtra bien dans cette colonne de gauche, mais il deviendra AUSSI une tâche dans la colonne du milieu.
18. Vous pouvez sortir de votre billet en cliquant sur le "x" rouge, tout en haut à gauche.
19. Maintenant que nous sommes de retour devant nos étapes, une dernière note sur celles-ci: en cliquant sur les trois petits points à côté de son nom, vous arrivez à quelques options utiles. Si vous cliquez sur "Archiver tous les dossiers de l'étape", tous les billets/tickets contenus dans l'étape seront archivés. Pour les retrouver, vous devrez changer "Seulement les actifs" pour "Archivé seulement" ou "Afficher tous" dans les options que vous avez juste au dessus de vos étapes.
Vous pourrez aussi trier les billets par date d'échéance, par nom (de la personne assignée) ou par nom de ticket.
C'est aussi là que vous pouvez supprimer une étape (et tout ces billets!), aussi.
20. Finalement, vous avez peut-être remarqué qu'il est possible de voir vos tableaux de tâches de différentes façons. C'est bien le cas; il en existe 5:
Tableau, c'est celle que nous voyons tout au long de cet article.
Liste
Table
Carte (que nous passons pour l'instant, cette vue n'est pas encore disponible, et pas adaptée à tous les projets!)
Calendrier.
On va les voir un peu plus en détails; cliquons sur "Liste", en haut à droite dans la page de nos tableaux. Pour savoir comment modifier chacune de ces vues, les personnaliser à vos besoins, il faut vous rendre dans l'article qui détaille les configurations des tableaux plus avancées.
21. En vision liste, chaque ligne est une tâche, pour laquelle on voit quelques informations, vues en colonnes. Comme dans les tableaux, vous pourriez ici avoir placé des règles de couleur, qui vous aide à voir rapidement l'information dont vous avez besoin. Ça aussi, ça s'apprend dans l'article sur les configurations avancées. Allons dans "Table" maintenant!
22. La vision "Table" vous fera penser à un tableau Excel. Vous y voyez aussi des informations classées par colonnes, quoique différemment de dans "Liste". Finalement, voyons la vue "Calendrier"!
23. Ici, vous voyez le mois en cours: les tâches où des échéances ont été entrées apparaîtra à la bonne date.
24. En cliquant sur la tâche, une ligne s'ouvre avec un peu plus de détails. Si on re-clique sur son titre, ça nous amène au billet. C'est la dernière des visions disponibles pour vos tableaux, billets et tâches!
25. Voilà! Vous connaissez les bases de la création de tableaux, billets et tâches.
Pour passer au niveau supérieur, rendez-vous à l'article sur la configuration avancée des tableaux!
