Après avoir lu cet article, vous serez en mesure de soumettre une demande de remboursement à votre organisation. Après que celle-ci ait passé les étapes de validation appropriée, vous serez en bonne voie de recevoir votre remboursement!

Pour plutôt voir comment entrer une demande de remboursement en vidéo, c'est ici:

Vous voulez vous rendre à l'onglet Dépenses. Là, vous pourrez voir vos demandes de remboursements passées, en cours, et les détails de chaque demande.

Vous pouvez changer les colonnes que vous voulez (dans les paramètres, l'engrenage en haut à droite). C'est de là que vous pouvez corriger une demande qui n'est pas finale, et c'est aussi là que vous créerez une nouvelle demande: "Créer une demande de remboursement".

Avant de pouvoir avancer, vous aurez à lire ou relire les règles importantes, que votre organisation tient à que vous lisiez. Vous cliquerez que vous avez compris, assurez-vous de bien les avoir consulté.

En commençant votre demande, vous devez indiquer à qui sera fait le remboursement; vous-même, une autre personne, ou une compagnie, par exemple.

Ensuite, vous devrez entrer la date (c'est obligatoire!), et vous pourrez ajouter, si vous le souhaitez, un événement lié à votre demande de remboursement. Vous pouvez ajouter des informations dans la description, et des documents importants. Il vous faudra mettre ici un spécimen chèque de la personne, compagnie ou organisme à rembourser; vous pouvez ajouter aussi une autorisation de votre comité exécutif ou conseil d'administration autorisant la dépense, ou un document explicatif, par exemple.

Vous en êtes à ajouter la dépense, ou bien le déplacement réalisé, avec le + approprié.

Voyons la fenêtre de dépenses d'abord!

Commencer par charger votre facture: le système la lira et les informations seront pré-entrées dans les fenêtres suivantes (oui, oui!).

Ici, vous pourrez vérifier et compléter les informations de la facture. Vous devrez entrer les catégories de votre dépense, selon celles pré-entrées dans votre organisation.

Finalement, vous devrez créer le fournisseur, s'il n'existe pas. Si vous avez déjà soumis une dépense au même fournisseur ou la même personne, vous pourrez le ou la sélectionner.

Maintenant, voyons plutôt l'entrée d'un déplacement.

Vous devrez indiquer votre point de départ, d'arrivée, le nombre de kilomètres faits, et le montant demandé. N'oubliez pas d'ajouter les documents demandés par votre organisation, par exemple: la politique de remboursement appropriée, un document montrant les calculs pour arriver au montant réclamé, etc.

Finalement, finalement, vous devez sélectionner le délai demandé pour le remboursement, à savoir s'il est normal ou urgent. Vous pourrez aussi attribuer la dépense à un compte, ou à plusieurs en choisissant un % par compte.

Il ne vous reste qu'à envoyer votre demande! Mais à cette étape-ci, votre demande n'est pas encore acceptée!

Votre demande de remboursement devra passer par les étapes d'approbation propres à votre organisation.

Vous pouvez en faire le suivi (et en approuver, si vous en avez le pouvoir!) dans l'onglet Approbation et déclinaison, montré ici.

Ou bien, dans l'onglet Dépenses où nous avons démarré, vous pouvez voir quelles dépenses ont été approuvées.

Vous voyez quelques dépenses approuvées, les trois premières.

Une fois que votre demande aura toutes les approbation nécessaires, et selon les délais déterminé dans votre organisation, l'argent sera envoyé à la personne ou l'organisation inscrite au début du formulaire!