Vous avez une liste de contacts, vous avez plusieurs noms, numéros de téléphone, courriels, pointages, etc. Vous détenez toutes ses précieuses informations... Mais il vous faut savoir les utiliser!
Il vous faut filtrer vos contacts, selon les critères que vous désirez, afin d'exporter certains contacts vers une campagne d'appel, un liste d'envoi courriel, une liste à imprimer, etc.
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1. Rendez-vous à vos contacts
Vous devez commencer par trouver votre liste entière de contacts. Ici, vous voyez une liste de contact fictive (j'en ai 5195!!).
Et si vous cliquez sur la fiche d'un contact, vous pourrez consulter l'entièreté des informations que vous avez (dans la colonne de droite et celle du milieu), ainsi que les contacts que vous avez eu avec cette personne (colonne de gauche).
2. Option 1: Utilisez la barre de recherche
Pour tout simplement trouver un contact en particulier, vous pouvez utiliser la barre de recherche.
Pour rechercher avec un nom, une seule personne, c'est votre meilleure option. Vous pourrez aussi y créer un filtre, puisqu'en cliquant sur la barre vous y verrez des critères à entrer:
Vous pouvez alors entrer des critères de recherche pour que le logiciel vous sorte une liste des contacts qui y répondent. Par exemple, cliquez sur "Circonscription de résidence" et entrer "Bertrand" pour ne voir que les gens qui habitent dans Bertrand.
Pour mettre plusieurs critères, ce n'est peut-être pas la méthode la plus simple, mais pour trouver une seule personne, ce l'est: vous pourrez tout simplement taper son nom dans la barre de recherche. Si la recherche par nom vous sortait plusieurs personne (dans le cas d'un nom commun, comme Jean Tremblay), vous pourriez alors ajouter un critère, comme le code postal, pour trouver la bonne personne!
3. Option 2: Filtrez vos contacts
Donc, si vous souhaitez obtenir une sous-liste de contact, par exemple ne comprenant que les femmes de moins de 35 ans parlant français, cette deuxième option sera plus rapide et plus facile: vous pouvez utiliser les filtres, juste à côté:
Si vous cliquer sur "Filtre", une fenêtre apparaîtra, qui contient les même critères/informations que la barre de recherche, mais où vous pourrez plus facilement en entrer plusieurs.
Ici par exemple, je vous montre un filtre entré pour ne voir que les Femmes ET qui parlent français ET qui ont 35 ans et moins:
Le nombre de conditions à entrer est aussi grand que vous le souhaitez; vous pourriez demander, par exemple, à ne voir que:
les hommes, de plus de 55 ans, de la circonscription de Berthier, nés en août, ayant un courriel, ayant été dans la campagne d'appel de la semaine dernière, mais non rejoints, et ayant un "tag" de militant, pour une campagne courriel particulière;
les personnes de plus de 18 ans mais moins de 21 ans (en ajoutant une date précise pour vous assurer de ne contacter que celles ayant le droit de vote), parlant français, habitant Labelle, n'étant pas membres, n'ayant pas été pointées, n'ayant pas de courriels, ayant un numéro de téléphone cellulaire, pour faire une campagne de pointage texto.
Les possibilités sont infinies!!!
En plus, les critères sont très faciles à entrer. Il faut faire preuve de minutie, mais le logiciel vous aidera! Selon la case, vous verrez des choix comme Égal à, Plus petit que, Plus grand que (pour des nombres, comme l'âge), ou comme Égal à, Non égal à, A une valeur, Pas de valeur, pour une case de texte, comme la circonscription de résidence. Il y aura aussi Entre pour une case comme Date de naissance ou Date de création.
Finalement, vous pouvez cliquer sur rechercher pour voir apparaître les contacts qui correspondent aux critères entrés.
4. Exporter votre liste
Lorsque vous aurez devant juste les contacts que vous souhaitiez voir, vous pouvez exporter votre liste! En cliquent sur l'icône d'avion de papier, vous verrez les options suivantes:
Vous pourrez donc imprimer, télécharger en csv, ou envoyer vers une campagne (texto, appels, courriels) votre liste.
Vous êtes maintenant un ou une pro de la recherche dans vos contacts!
